Poslovanje je danas nezamislivo bez svakodnevne prepiske. Stotine hiljada riječi pišu se i čitaju svakoga dana širom svijeta. Ako već niste u obavezi da svakoga dana pišete mejlove i da svake nedjelje sastavljate izvještaje, dobro je da budete spremni na ovaj zahtjev.
Evo, baš zato, nekoliko tačaka koje treba da imate na umu pri pisanju kompanijskih izvještaja, biznis-planova ili bilo koje druge vrste poslovne komunikacije.
Budite kratki i jasni
Nemojte da koristite dugačke, komplikovane rečenice, osim ako to nije neophodno zbog razumijevanja značenja. To što je vaša rečenica duga i komplikovana ne znači da ste pametniji. Kratke rečenice su sasvim u redu i lakše ih je čitati.
Izbjegavajte korišćenje žargona i akronima
Možda vi znate da na Zapadu skraćenica KISS označava „keep it simple, stupid", ali nemojte da pretpostavljate da neko drugi zna značenje ili da uopšte pretpostavlja da koristite engleske fraze.
Koristite jednostavan i direktan jezik
Koristite riječi kao što su „upotreba" umjesto „utilizacija" i „tada" umjesto „u tom trenutku".
Planirajte vizuelni ugođaj
Korišćenje tačaka i crtica dobro je za liste (bullets). One pomažu čitaocima da lakše percipiraju informacije.
Budite koncizni, ali ne i škrti
Izbjegavajte „gole" crtice. Dopunite ih kratkim objašnjenjima, tamo gdje su potrebna. Neobjašnjene tačke i crtice mogu da djeluju frustrirajuće na čitaoce.
Uvijek dvaput pročitajte napisani tekst prije nego što pošaljete materijal
Brzina na koju smo navikli uzima danak preciznosti. Zato uvijek dajte sebi vremena da prođete kroz pisani materijal još jednom. Čak i u najkraćem imejlu potkrade se poneka greška, a prostor za skraćenje i pojašnjenje uvijek postoji.
Zanimljivo je da ova pravila važe i kada su u pitanju javni govor i komunikacija u širem smislu. Nastojte uvijek da budete što precizniji, svedeniji i jasniji. Nedvosmislenost je u poslovnoj komunikaciji vrlo cijenjena vrlina. Zato, kada napišete sljedeći imejl, testirajte ga po svim navedenim tačkama i pogledajte da li je moguće unaprijediti ga.
Ako želite da ozbiljnije ovladate poslovnim vještinama i tražite pravo obrazovanje, pogledajte dostupne obrazovne programe na certifikovanoj poslovnoj školi.
